Rares sont les entreprises qui n’ont qu’un seul projet à mettre en place pour assurer l’évolution de leurs activités, surtout dans le contexte actuel d’une compétitivité farouche à l’échelle mondiale. Vous pourrez faire rimer réussite économique et financière et optimisation de la maîtrise de vos coûts de fonctionnement, si vous adoptez la gestion de projet adaptée aux besoins de votre société et en accord avec les budgets que vous vous êtes fixés en amont. C’est en appliquant la méthodologie appropriée à la pluralité et aux exigences de vos divers projets à gérer en simultané, mais également en sollicitant la participation de l’ensemble des acteurs impliqués dans vos affaires, que vous développerez les meilleures stratégies pour votre entreprise.
Quid de l’approche de type « agile » et de ses programmes ?
Qu’ils s’avèrent simples ou complexes, vos projets d’entreprise doivent aboutir sur un gain de votre productivité et satisfaire entièrement, à court, moyen et long terme, les demandes variées de votre clientèle. Pour y parvenir, il n’y a pas de secret. Votre mot d’ordre se résume en un concept fiable et structuré : la méthodologie de gestion. Toutefois, il n’existe pas une méthode de gestion unique, dont les principes seraient universels, puisque vos priorités sont propres à l’image de votre entreprise.
Si vous souhaitez privilégier les exigences de vos clients, pour les placer au centre du périmètre de vos préoccupations, la gestion de projet agile devrait vous convaincre, car :
- elle scinde le projet à traiter en une succession de « mini projets », que le client doit valider l’un après l’autre, sauf si des ajustements en cours de route lui semblent judicieux ;
- elle favorise la collaboration et le dialogue entre les acteurs engagés dans le processus de réflexion ;
- elle fait preuve d’une grande efficacité, grâce à des logiciels faciles à prendre en main ;
- elle s’associe aisément à d’autres méthodologies de gestion, afin d’envisager un plan d’action équilibré et de qualité optimale.
La structure « kanban » renforce les atouts d’organisations du modèle agile de base, sous forme de tableaux qui offrent une vision globale du projet. En un clin d’œil, les colonnes vous indiquent :
- les tâches non terminées et celles prêtes à être livrées ;
- les responsables attitrés à chaque opération ;
- les échéances et le degré de priorité de chaque tâche ;
- le descriptif détaillé de ces tâches.
Quant à la structure scrum, elle intéresse plus particulièrement les chefs de projet chargés de gérer des équipes. Celle-ci leur permet en effet de mettre l’accent sur les responsabilités de chacun des acteurs du projet, ce qui se traduit par une amélioration en continu des tâches à haute valeur ajoutée.
Que penser de la traditionnelle méthodologie Waterfall ?
Qu’y a-t-il à priori de plus rassurant que de vouloir planifier ses tâches et les réaliser dans l’ordre ? À ce titre, le modèle Waterfall apparaît comme le moyen le plus courant d’aborder un projet. Cette méthodologie « en cascade », qui requiert un travail intense et minutieux de préparation au préalable, se définit par une série d’étapes séquentielles, avec les phases de :
- définition des besoins ;
- conception du système ;
- développement ;
- test ;
- exploitation ;
- maintenance.
Considérée comme peu flexible, puisqu’elle s’oppose à toute possibilité de retour en arrière, la méthode de gestion Waterfall ne tient pas compte des imprévus de dernière minute. Il faut donc que le plan du projet soit solidement bâti dès le début dans le but que l’équipe en comprenne les principes et les exigences, sans ambiguïté.
C’est pour cette raison que de nombreux dirigeants se tournent vers une méthode de gestion de projets plus pragmatique et plus flexible, telle que le concept « prince2 ». Pour garantir la livraison d’un projet dans les temps, conformément aux exigences et aux budgets prédéfinis, il en aborde la planification et le contrôle selon 6 aspects incontournables en matière de management, à savoir :
- le coût ;
- le délai ;
- les bénéfices ;
- la qualité ;
- le périmètre ;
- les risques.
Un outil pour améliorer
la gestion de projet ?
Le lexique de la méthode et de la gestion de projets d’entreprise
Pour donner de la gestion de projet une définition simple et complète, il suffit d’associer les termes d’outils, de technique et de méthode. L’importance de la notion de gestion de projets n’est plus à démontrer. Elle englobe l’ensemble des moyens humains et matériels, afin d’obtenir les objectifs fixés dans un délai imparti. En d’autres termes, il s’agit d’une planification des tâches du projet généralement assistée par des logiciels spécifiques, et établie en fonction de jalons particuliers :
- les ressources humaines et leurs compétences ;
- les coûts matériels et humains ;
- les techniques et les outils de gestion ;
- le calendrier de cycle de vie du projet.
