Le mois de mai est réputé pour ses nombreux ponts et à partir du 14 juillet l’activité va ralentir : clients, fournisseurs et collaborateurs partent en vacances et les projets vont connaître comme tous les ans une forme d’hibernation estivale.
Pour éviter de se retrouver piégé sur les dossiers de la rentrée, c’est donc maintenant que tout se joue et c’est pourquoi, pour vous comme pour nous, le mois de juin est une période d’activité très intense.
Pour partir en vacances l’esprit serein, il est grand temps de s’organiser. Vous avez bien pris le temps de réserver vos billets et votre hôtel, alors il faut aussi vous organiser au travail pour que vos congés soient véritablement reposant et vous permettent une totale déconnexion.
Quelques conseils pour être prêt avant de partir.
Mettez de l’ordre dans votre travail !
Dans un premier temps, il faut être certain de ne rien oublier. On ressort les 17 plans d’action Excel, Word ou papier, mais aussi tous les mails et les post-it qui traînent. Sans oublier les listes de tâches notées par-ci par-là sur des coins de cahiers.
Pourquoi faire cet état des lieux ? Vous serez surpris de constater qu’en général, vous avez beaucoup plus de choses à faire que vous ne le penser.
Vous verrez également ressurgir de vieux sujets, bloqués depuis plusieurs semaines et qui commençaient à disparaître de votre « radar ».
Bref, faites un point complet de vos dossiers/projets, vos actions/tâches, assurez vous d’avoir tous les éléments pour pouvoir les réaliser, vérifiez les échéances…
Vous y verrez ainsi plus clair et vous pourrez dès alors entamer un tri dans vos dossiers et vos actions.
Planifier et prioriser votre travail !
A présent que vous avez connaissance de tout ce qu’il y a à faire, il vous faut savoir par quoi commencer.
Nous vous recommandons de revoir ce qu’Eisenhower nous a appris pour nous occuper de ce problème grâce à un diagramme simple de gestion des priorités.
Regardez vos dossiers et actions. Tout ce qui est à faire pour après la rentrée scolaire peut attendre, alors n’y touchez pas pour le moment ! Ça doit déjà alléger les choses.
Triez ce qui doit être fait au plus tôt et ce qui peut attendre votre retour de vacances.
Pensez également à lever les blocages des tâches que l’on vous a assigné. Il vous manque un élément ? Une personne doit vous livrer un document sans lequel vous ne pouvez avancer… c’est le moment de le relancer.
Afin de vous aider dans la planification de votre travail pensez à utiliser des outils dédiés. Il en existe beaucoup et pour tous les niveaux d’utilisation !
Et puis vous ferez plaisir aux commerciaux de ces éditeurs qui eux aussi cherchent à boucler leurs objectifs avant les vacances 😉
Vous serez donc accueillis comme des rois !
Il faut vous structurer !
- On ne fait pas plusieurs actions en même temps :
Si Napoléon avait la réputation d’être capable de dicter plus de 10 lettres en même temps, ce n’est pas le cas de la plupart des gens.
Alors simplifions-nous la vie et faisons les choses avec méthode. Privilégiez le « tâche par tâche ». On prend la prochaine tâche à accomplir et on s’en occupe jusqu’au bout. - On évite le parasitage :
Si possible, préservez-vous des distractions intempestives ; coupez votre téléphone, fermez votre boite mail et si possible isolez-vous de vos collègues. De la même manière une réunion ne vous concerne pas, évitez-là, n’allez qu’à celles concernant des dossiers où vous participez. - On ne reporte pas :
Vous avez établi votre ordre de priorité, alors respectez le ! Procrastiner ne vous aidera certainement pas à être détendu pendant vos vacances. - On trace son activité :
Si vous n’avez pas encore fait votre choix, il est plus que temps maintenant de vous équiper d’un logiciel de suivi des plans d’action. Il en existe de très simples comme des « To Do List » en ligne ou des très compliqués comme les logiciels de gestion de projets et bien sur il y a aussi « entre les 2 ».
Pensez à vous équiper en fonction de votre besoin. Il ne vous viendra pas à l’idée de faire de la compta sans un logiciel spécifique… pour vos plans d’action c’est exactement la même chose. C’est le seul moyen pour être certain d’avoir ses dossiers à jour.
De bonnes habitudes pour travailler sereinement.
Même si l’aspect organisationnel de votre travail est important, n’oubliez pas qu’il s’agit de vous.
De fin mai au 14 juillet, il y a 6 semaines intenses à tenir. Il ne faut pas flancher avant …
Il y a un proverbe qui dit « Qui veut aller loin ménage sa monture », alors profitez des jours qui rallongent et du temps plus doux pour faire un peu de sport en extérieur et utilisez vos week-ends pour vous ressourcer afin d’être plus productif arrivé le lundi matin.
Avec l’approche de l’été, c’est également l’occasion de reprendre de bonnes habitudes alimentaires. C’est l’été ! Profitez de tous les fruits et légumes de saison pour faire le plein de vitamines et être d’attaque pour en finir avec cet amas d’actions inachevées.
Bien sûr, cette liste n’est pas exhaustive et il existe d’autres conseils que vous pouvez mettre en oeuvre pour faciliter l’accomplissement de vos missions.
Finalement, tout n’est qu’une question d’organisation, un petit réglage par ici, un autre par là. Et même si c’est toujours plus facile à dire qu’à faire, servez-vous de cette période pour changer et vous améliorer.
Au-delà du mois d’août, ces bonnes habitudes seront à pérenniser à la rentrée pour gagner en efficacité et en sérénité tout au long de l’année.
Partez en vacances l’esprit libre… organisez-vous !
