Les débats sont clos, les participants sont partis, le travail semble terminé… Pourtant, il reste un aspect essentiel pour clôturer efficacement la rencontre : comment rédiger un bon compte rendu de réunion ? Voici quelques conseils à destination des rédacteurs désireux de présenter une synthèse attractive et utile à leurs lecteurs.
Quel est le rôle d’un compte rendu de réunion ?
Quelles que soient les exigences de l’entreprise, une bonne synthèse obéit à certaines règles. Elle a pour fonction de rappeler à chaque collaborateur les points essentiels abordés lors de la rencontre. Ce document sert également à informer ceux qui n’étaient pas présents et donc pas informés de l’objet des échanges et des décisions prises. Il y a comme souvent des étapes clés à suivre.
Lorsqu’on se demande comment faire un compte rendu de réunion, il convient d’abord de choisir sous quelle forme présenter ce document. Il peut en effet être plus ou moins détaillé et contenir les décisions prises et les actions projetées en conséquence, le détail des débats ayant abouti à ces décisions, voire l’intégralité des propos échangés. Suivant la forme choisie, le travail du rédacteur sera plus ou moins conséquent.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
Les étapes pour rédiger un compte rendu de réunion
Il convient d’entreprendre la rédaction au plus tôt après la réunion, lorsqu’on a encore les éléments en mémoire et les échanges en tête. L’idéal est de préparer en amont la synthèse par une prise de notes efficace durant les réunions.
Pour élaborer un bon compte rendu de réunion, il faut reprendre l’ordre du jour et s’appuyer sur les notes prises au cours de la séance. Le secrétaire doit respecter une présentation rigoureuse, comprenant notamment :
- un en-tête avec un titre, l’objet, la date et l’heure de la réunion ;
- le nom des participants et leur fonction, ainsi que ceux des absents ;
- l’ordre du jour ;
- les thèmes abordés, présentés chronologiquement ;
- les questions éventuelles ;
- les décisions prises par les membres présents ;
- les actions envisagées, avec les moyens prévus, les échéances et les personnes concernées ;
- l’heure de clôture de la rencontre ;
- la date et le lieu des prochaines réunions s’ils ont été définis.
Le compte rendu, un outil aux multiples objectifs
En suivant quelques conseils de base, il est aisé de réaliser un compte rendu clair et utile. Le modèle de présentation d’un compte rendu de réunion utilisé doit permettre au lecteur de situer instantanément la réunion grâce au titre, de savoir qui sont les participants, de comprendre la teneur des échanges, de repérer les informations essentielles et de préparer la rencontre suivante en lui remettant en mémoire les points évoqués précédemment.
Lorsqu’on est novice dans l’élaboration de ce genre d’outil, il peut être intéressant d’apprendre comment faire un compte rendu de réunion avec un modèle en se renseignant auprès de professionnels ou en s’aident d’un logiciel dédié.
