Pourquoi Perfony est une solution indispensable pour le télétravail ?

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De gré ou de force, la France s’est convertie au télétravail et cela en moins de 24h.
C’est une véritable révolution qui s’opère sous nos yeux et les conséquences se feront sentir longtemps.
Si on accepte de faire abstraction du contexte sanitaire pour ne s’intéresser qu’aux sujets organisationnels, nous vivons un moment unique qui changera pour toujours notre relation au travail.

On ne va pas se cacher derrière notre stylo, chez Perfony le télétravail est dans notre nature, c’est même dans notre ADN. D’abord parce que nous éditons ce qui est sans aucun doute un des meilleurs outils pour piloter une activité au quotidien, même à distance, mais également parce que nous l’éprouvons à longueur d’année puisque tous les membres de notre équipe ont au minimum une journée en « home office » par semaine, rendue possible grâce à notre outil.

Pour une fois, nous faisons mentir l’adage qui veut que les cordonniers soient toujours les plus mal chaussés.

Mais quelles seraient les caractéristiques du meilleur outil de pilotage du travail à distance ?  

Répondre à cette question nécessite de prendre plusieurs points de vue : Celui d’un manager d’une part et celui d’un collaborateur d’autre part, car leurs attentes et leurs besoins ne sont pas forcément identiques.

Attentes et besoins des collaborateurs en télétravail ?

Beaucoup de Français qui n’avaient jamais été dans cette situation, se sont retrouvés du jour au lendemain (on pourrait même dire « du lundi au mardi ») seuls, chez eux, face à leur ordinateur. Favorables ou hostiles au sujet, la question ne se posait plus.

Histoire de compliquer un peu les choses, le contexte sanitaire est plutôt morose, et ceux qui ont des enfants ou des personnes à charge doivent également gérer tout ce petit monde : devoirs, repas et surtout faire en sorte qu’ils restent calmes afin qu’eux même puissent avoir suffisamment de plages de travail.

Soyons lucide, il n’existe pas de logiciel pour garder les enfants. Si Gulli, Netflix, Canal + Play et bientôt Disney + peuvent aider, ils ne doivent pas être acceptés comme des assistants maternels digitaux.

Ne pas éparpiller l’information

A cause du contexte évoqué ci-dessus, le temps réellement disponible pour travailler nous sera compté et la première vertu d’un bon outil, sera de nous donner accès immédiatement à ce dont nous avons vraiment besoin.

On attendra donc de cette solution de pouvoir :

  • Centraliser toute l’activité dans un seul et même espace : les documents, les plans d’actions, les événements, les contacts et les échanges… tout doit être dans un seul endroit. Nous n’avons pas le temps de chercher dans les boites mails et autres canaux de communication, les drives et GED ou encore les multiples formats de plans d’action…
  • Filtrer cette masse de données pour en faire ressortir celles qui nous concernent.

Savoir ce que j’ai à faire

Le deuxième élément important lorsqu’on se retrouve pour la première fois en télétravail, c’est d’avoir une réponse claire et précise à la question pourtant toute simple : qu’est-ce que j’ai à faire ?

C’est à dire, qu’elle est la liste de ce que je dois faire d’une part, mais également qu’est-ce que je dois faire en premier parce que c’est important, ou bien parce que quelqu’un d’autre attend ma production pour pouvoir avancer.

Gérer « les » temps

Et oui, « les » temps au pluriel car il y en a au moins 2 à considérer.

Il y a le temps « partagé » ou la synchronisation est indispensable, comme par exemple se réunir (même à distance). C’est le temps où l’on est ensemble.

Mais il y a également le temps que l’on peut qualifier d’«asynchrone ». Par exemple si je dois terminer un rapport pour vendredi prochain, peu importe à mes équipiers si je le publie le lundi ou le jeudi, et peu importe si je l’ai publié sur un horaire de bureau, ou bien sur un horaire décalé plus confortable pour mon organisation personnelle. Imaginez l’horreur si pour mettre à jour son plan d’action, ou bien pour poster un commentaire, il fallait respecter une tranche horaire particulière ?

Un espace de travail digital doit être un environnement persistant, c’est à dire qu’il continue à vivre et à évoluer même en mon absence, et l’état dans lequel je le trouverai à ma prochaine connexion, sera différent de l’état dans lequel je l’ai laissé : j’aurai reçu de nouvelles invitations, des réponses à mes questions, de partage de documents etc…

Responsabiliser en autonomie

Quatrième caractéristique attendue : la responsabilisation.

Si télétravail, surtout dans ces conditions, doit rimer avec « flicage », la révolution du travail à distance s’éteindra immédiatement. Parce que les managers n’auront pas le temps de marquer à la culotte comme des enfants chacun de leurs équipiers d’une part, et parce que personne ne supportera une telle pression. Le résultat serait contre-productif. Et si cela devait être fait, par un outil qui dit quand et quoi faire, la perte de sens dans le travail atteindrait des sommets.

Au contraire, le bon outil de travail à distance donne de la respiration car il responsabilise les participants à la réalisation d’un projet en commun. Chacun a son rôle à jouer et le visualise clairement, comme les différents corps de métier dans la construction d’un bâtiment.

« Je connais mon rôle, je sais ce que j’ai à faire et je sais pourquoi je le fais ». Je deviens donc responsable de mes tâches et je suis autonome dans leur réalisation. 

Conserver le lien social

Enfin, dernier point, mais pas des moindres, un outil qui veut vraiment aider les nouveaux télétravailleurs devra suppléer le défaut relationnel que chacun peut légitiment ressentir.

« Confinement » ne veut pas dire « isolement ». Mais pour reboucler avec le premier point, il faut garder comme objectif de ne pas démultiplier les outils.

Ainsi le bon outil sera celui qui permettra de ne jamais se sentir seul, ou bloquer dans son travail, grâce aux différentes formes d’interaction qu’il sera en mesure de proposer. 

Attentes et besoins des managers en situation de télétravail ? 

Il va de soi que les principes évoqués ci-dessus restent valables pour les managers : centralisation, information, temporisation, responsabilisation et socialisation. Mais d’autres attentes viennent s’ajouter.

Décliner la stratégie

C’est leur rôle majeur. Ils doivent pouvoir, dans leur équipe, transformer la stratégie en actions opérationnelles. Surtout en temps de crise. Ceci implique de pouvoir prendre des décisions collectives, lors de réunions à distance, et les transformer ensuite en actions claires pour chacun. Le manager doit pouvoir faire appel aux ressources (temps, compétence) de son équipe pour décliner ces actions efficacement.

Le temps d’échange paraît indispensable (n’en déplaise à certains qui nous annoncent la mort des réunions depuis des années maintenant) car il permet de prendre collectivement les meilleures décisions possibles.

Imaginez-vous une minute tous les matins vous installer devant un ordinateur qui vous donnerait une liste d’actions à réaliser, sans jamais en savoir les tenants et aboutissants et sans pouvoir influer la pertinence des actions ? Cette forme de taylorisme digital à la maison serait tout simplement insupportable.

Le manager doit pouvoir compter sur son équipe et réciproquement et cela ne peut pas exister sans échanges.

Suivre la progression

Autre point majeur qu’attendra un manager d’un outil pour un télétravail vraiment efficace, c’est la possibilité de suivre la progression des différents projets, dossiers, sujets, actions, tâches (le vocabulaire est riche dans les organisations !). Car c’est cette progression qui lui permettra de connaître l’état de santé de son équipe.

Si une action est reportée depuis 2 mois, ne faut-il pas s’interroger sur la pertinence de l’action d’une part, sur sa réelle priorité d’autre part ou encore sur l’opportunité de la confier à quelqu’un qui manifestement ne peux pas la prendre en charge ?

C’est ce management par exception qui permettra, à un responsable, de donner de l’attention sur les sujets en souffrance ou les collaborateurs nécessitant du soutient.

Le manager est comme un pilote, il doit donc avoir des tableaux de bord avec des indicateurs qui lui permettront d’identifier les zones de turbulence et adapter le plan de marche. 

Améliorer

Dernière caractéristique majeure de l’outil idéal du manager, c’est de pouvoir capitaliser et améliorer.

Capitaliser, c’est à dire qu’il doit pouvoir réutiliser une expérience déjà rencontrée pour être plus efficace. Ceci prend deux aspects : refaire ce qui à fonctionné d’une part sans repartir de zéro, et améliorer ce qui a moins bien marché d’autre part pour éviter de commettre les mêmes erreurs.

Il faut donc pouvoir historiser et mesurer l’efficacité des actions réalisées.

Bref, l’outil idéal c’est Perfony ?

Bien sûr, c’est notre point de vue. C’est en tout cas sur ces réflexions, inspirées par notre vie en entreprise, mais aussi et surtout par celles de nos clients et utilisateurs, que nous avons conçu Perfony.

Et à l’heure du télétravail obligatoire, les écarts entre une équipe performante et une autre seront fatalement accentués et la nécessité de s’outiller paraît plus qu’évidente.

Et puisqu’un exemple est toujours plus parlant, je vous demande encore quelques lignes pour vous présenter comment de manière simple nous avons utilisé Perfony pour piloter la situation de crise Covid-19 

Cas d’usage : gestion de la crise COVID-19, comment ça se passe chez Perfony ?

Si chacun est libre de mettre en place l’organisation qui lui convient, puisque nous n’imposons aucune limitation au nombre d’utilisateurs, ni sur les actions, les événement ou les projets, voici comment nous nous sommes organisés chez Perfony.

Nous avons créé un dossier « Gestion de Crise COVID-19 » en y invitant tous les managers de l’équipe. Nous avons également mis sur pied une réunion récurrente quotidienne de 15 minutes en mode commando « morning meeting ».

Les actions décidées durant cette réunion sont ajoutées au dossier et affectées aux managers. Charge à eux ensuite de les transmettre à leurs équipes si nécessaire.

Et le lendemain matin, nous avons donc une trace des décisions prises précédemment et de l’avancement des actions correspondantes. 

Licences Perfony gratuites pour passer le confinement !

Parce que nous sommes convaincus que Perfony est sans doute une des meilleures solutions pour vous permettre de piloter une activité en télétravail et que nous voulons nous aussi contribuer à l’effort collectif, vous rappelons que Perfony est totalement gratuit jusqu’à 5 dossiers, et pour ceux qui ont besoin de plus de dossiers, les licences Perfony seront gratuites pendant la période de confinement pour toutes les équipes afin d’être à notre manière à vos côtés et aider à traverser ce moment inédit et complexe.

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