Vous souhaitez gagner en efficacité dans vos prises de notes ? Vous utilisez Microsoft Teams ? Cet outil, vous permet d’apprendre comment faire un compte rendu de réunion à plusieurs. La forme de ce dernier peut être différente en fonction de l’usage auquel il est destiné et du type de réunion. Retrouvez les conseils et prérequis pour bien utiliser l’interface Teams dans cet article.
S’organiser dans sa prise de notes
Que vous utilisiez un ordinateur ou une feuille de papier, il est nécessaire de bien prendre vos notes pour obtenir un contenu avec une bonne lisibilité. De la rédaction jusqu’à la mise au propre, la prise de notes nécessite une certaine méthode. C’est encore plus vrai lorsque l’on sollicite un groupe, que ce soit des participants ou des stagiaires, pour la correction et la relecture. Avec un outil comme Microsoft Teams, la phase de prise de notes est facilitée puisque les personnes ayant accès aux notes peuvent travailler la synthèse directement via leur interface. Pour améliorer sans cesse les comptes rendus, il existe aussi une fonction « évaluation ».
L’outil collaboratif Microsoft Teams
Microsoft Teams présente l’intérêt de favoriser le travail en équipe. Via un même espace, vous pourrez ainsi échanger, partager des documents et annoncer les sessions à venir. En utilisant l’application pour vos réunions, vous pourrez :
- communiquer sur les dates des séances ;
- organiser et animer les échanges ;
- prendre les notes de compte rendu ;
- mettre en forme le document ;
- partager l’ordre du jour auprès des destinataires.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
Comment prendre des notes sur Teams ?
Avant les sessions, commencez par créer une note, puis transmettez l’accès aux participants. Pour être pleinement concentré pendant les échanges, préparez la mise en forme avant la tenue de la session. L’ordre du jour et la date du compte rendu peuvent être écrits au préalable.
Pendant la réunion, interagissez avec les membres du groupe grâce à la fonction conversation. Vous pourrez aussi mentionner un participant pour qu’il puisse voir et modifier un élément de la synthèse.
La réunion est terminée ? Accédez aux notes et aux échanges pour ne rien oublier. Enfin, ne négligez pas la phase de relecture. Les abréviations et les acronymes pourront être explicités.
Astuces sur Teams :
- Choisissez un nom d’équipe précis.
- Affectez les notes à un canal.
- Créez une grille d’évaluation.
- Clôturez les projets terminés.
Vous venez de lire quelques conseils d’utilisation destinés à faciliter la prise en main de votre outil collaboratif. Avec Teams, vous gagnerez en efficacité puisque vous pourrez échanger avant, pendant et après les réunions. Vous pourrez aussi donner l’accès aux destinataires, comme aux stagiaires, ce qui permettra d’impliquer chaque collaborateur dans le processus de co-édition de vos comptes rendus.
Avec l’outil, vous pourrez vous consacrer davantage aux méthodes rédactionnelles. Chacun donnera de la lisibilité au document en vérifiant les abréviations et les répétitions. Une des autres astuces pour optimiser la rédaction consiste à se servir de l’enregistrement de la réunion.
Prérequis pour utiliser Teams
Chacun devra être équipé d’un ordinateur et d’une connexion pour travailler sur les notes. Par ailleurs, la souscription à un compte Microsoft 365 est nécessaire pour pouvoir utiliser Teams. Commencez à expérimenter l’outil avec des exercices via des tutoriels en ligne.
