Réunion d’équipe ou assemblée générale : dès que plusieurs collaborateurs de travail se réunissent officiellement, il est nécessaire de garder une trace de ce qui a été dit. Pour que les grandes lignes et les éléments essentiels soient mis en évidence dans le compte rendu, une personne compétente est désignée pour prendre des notes en fonction de l’importance de la réunion et cela afin de transformer les décisions en actions. Alors comment faire un compte rendu de réunion synthétique ? Un des conseils peut être de faire appel à un rédacteur professionnel pour assurer une prise de notes efficace.
La prise de notes lors des réunions
Quel que soit le but des réunions en entreprise, les débats, les échanges et les décisions prises entre les membres présents font l’objet d’un compte rendu. Il est important de retracer fidèlement les échanges sous la forme d’une présentation claire divisée en plusieurs paragraphes avec un titre évident. D’ailleurs, la diffusion de cette synthèse sera effectuée auprès des membres absents et doit donc refléter les communications qui ont eu lieu.
En fonction du type d’assemblée, le compte rendu se présentera soit sous la forme détaillée soit sous la forme d’une synthèse formelle. Dans les deux cas, le lecteur doit pouvoir saisir rapidement l’objectif du contenu.
Pour que les échanges verbaux soient bien retranscrits, la présence d’un rédacteur semble être une aide précieuse. Alors comment prendre des notes pour un compte rendu de réunion ? Quelle forme respecter pour reprendre toutes les décisions prises lors de la réunion tout en ayant une synthèse simple ?
Pour apprendre à rédiger un compte rendu de réunion, dans ce contexte de prise de notes, quelques conseils sont bien utiles. L’utilisation d’un dictaphone permet de ne pas oublier les détails. La personne chargée de la retranscription pourra travailler sur l’enregistrement, surtout s’il s’agit d’un compte rendu exhaustif. Les décisions pourront être retranscrites à l’identique de ce qui a été dit en détail, par exemple.
La retranscription peut également avoir lieu durant le déroulement de la réunion. Dans ce contexte, les débats et les éléments à faire apparaître dans le compte rendu peuvent se noter à l’aide d’un logiciel de traitement de texte ou d’un outil de gestion de réunion et disposés en plusieurs paragraphes avec des titres pour aider le lecteur dans sa recherche d’information précise.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
Les finalités du compte rendu de réunion
Le compte rendu est un document d’une grande utilité. Il sert à la fois d’outil de communication, d’aide-mémoire et de preuve en cas de litiges entre collaborateurs de travail, par exemple. Sa fonction de média lui permet également d’être largement diffusé au sein de la vie d’entreprise. En effet, ce document de référence sert à garder une trace des décisions formulées, de conserver les informations, de tracer l’historique des projets et des décisions, etc. Ces documents sont la mémoire de la vie de l’entreprise.
