Décider d’établir un plan d’action efficace est déjà une bonne idée. Cependant, il reste un élément de taille, comment on y arrive ? Perfony vous dit tout concernant la création d’un plan d’action optimal.
Étape 1 : Se mettre d’accord sur la définition d’une action
Pour partir sur un socle commun, dites-vous qu’une action doit contenir un élément simple à réaliser dans un temps donné, sans avoir besoin de réfléchir exagérément au comment faire. Tout est question de dosage entre vous.
Attention une action diffère d’une tâche en ceci que la tâche est très personnelle et ne concerne pas exclusivement le travail ou un projet. La liste de ces tâches s’appelle classiquement la fameuse liste des choses à faire ou « to do list » en anglais. Cette liste s’apparente à un plan d’action mais simplifié à l’extrême parce qu’on n’y gère pas vraiment d’échéance ou de priorité.
Point très important : il est primordial que l’action soit validée par celui qui va la réaliser et que l’échéance soit en phase avec son planning et les objectifs du projet global.
Étape 2 : Favorisez la simplicité dans votre plan d’action
Non seulement il faut rester simple dans la définition d’une action mais aussi dans le plan d’action lui-même. Le plus simple possible. Un libellé d’action, un responsable et une échéance sont les éléments clés. Ensuite on peut rajouter des contributeurs, une priorité, un chainage avec d’autres actions, un découpage de l’action en sous-action, etc. Mais à la base, essayer de rester simple.
Étape 3 : Partagez le plan d’action avec les autres participants
Tout le monde a conscience que le plan d’action est à partager avec les membres du projet, ou de la réunion ou du groupe qui le compose. Malheureusement, dans la majorité des cas, le partage se limite à l’envoi d’un tableur par messagerie, rendant impossible dès qu’il est envoyé, tout suivi ou mise à jour simple. Penser à utiliser une solution collaborative, le gain de temps dans le suivi est tout simplement phénoménal.
Étape 4 : Faites vivre vos plans d’action dans une démarche d’amélioration
Ne pas croire qu’une fois le plan d’action formalisé, celles-ci vont se réaliser seules comme par magie. Le plan d’action permet de formaliser et de visualiser ce qu’il y a à faire et le reste à faire par rapport à un but. C’est la partition d’un morceau de musique unique qui est au répertoire de l’organisation. Mais c’est à chacun des porteurs d’actions et surtout au pilote du plans d’action de faire avancer le collectif. En relançant, en aidant à débloquer les verrous, en animant autour d’un plan d’action dans lequel chacun se reconnaît et que chacun valide. Une solution collaborative moderne permettra de visualiser l’avancement des actions entre deux réunions, permettant de gagner du temps et d’identifier les points nécessitant une intervention particulière.
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