Perfony nous a permis de diminuer le nombre de mails par 100 !

Marc BOURION
Assistant de Gestion – Délégation Gestion Pilotage
GRDF

Perfony a été mis en place début 2016. Notre recherche portait sur un outil fiable qui pourrait nous permettre de tracer l’avancement des processus d’achat et ainsi éviter les tensions avec les délégations donneuses d’ordres.

On a vraiment réussi à intégrer l’utilisation de Perfony au processus et à présent, chaque demande d’achat est créée dans Perfony dans le dossier correspondant à chacune des Délégations. Le numéro unique d’identification généré par Perfony doit figurer sur la « fiche d’expression de besoins » émise par une Délégation demandeuse. Ce numéro est également exigé sur les bons de commande, comme ça en cas de difficulté, même les fournisseurs peuvent nous le communiquer et on peut facilement retrouver de quoi il s’agit.

Pour le suivi, nous partageons des règles de gestion communes. Par exemple, une action à 20% c’est une demande d’achat vu mais pas encore traitée, au-delà de 50% c’est que le traitement est en cours etc… à 80% ce sont les demandes d’achat traitées qui attendent la validation du contrôleur dans le système de gestion.
Désormais, une demande de paiement n’est prise en compte que lorsque la Délégation l’a formulée en commentaire de l’action dans Perfony.

Dans la rubrique des bonnes pratiques, on partage aussi une nomenclature commune pour nommer les actions « nom du fournisseur / nom de l’événement / montant ». Ça permet d’être extrêmement efficace et on sait où on en est, parfois sans même avoir besoin d’ouvrir une action.

Enfin, on utilise les commentaires pour échanger sur l’état des commandes. Il n’y plus d’emails qui se perdent ou qui ne sont pas partis et donc aucune contestation ; c’est l’apaisement social. Pareil avec les pièces jointes, cette partie nous permet de regrouper tous les documents liés à un achat dans un seul endroit.