Il y a 15 jours on annonçait la découverte d’ondes gravitationnelles qui avait été démontrées par Einstein sans jamais avoir pu être constatées. C’est un autre phénomène spatial tout aussi impressionnant qui nous intéresse aujourd’hui : les trous noirs. Mais quel lien avec les réunions ?

Un trou noir dans une entreprise ? C’est troublant !

Sans rentrer dans une explication scientifique dont je serais bien incapable, un trou noir est une région de l’espace dotée d’un champ gravitationnel si intense que même un rayonnement n’en peut sortir. Ainsi, un trou noir est capable d’attirer de la matière qui est autour de lui mais également de la lumière et jusqu’à présent on n’a aucune idée de ce qui se passe à l’intérieur.

Ce sont ces caractéristiques qui nous intéressent aujourd’hui, car elles peuvent se retrouver dans les réunions de certaines entreprises. Par exemple, à l’approche de l’horaire, la salle de réunion exerce une force gravitationnelle si intense qu’elle attire vers elle des personnes mais également de nombreux objets : bloc note, stylo, ordinateur ou smartphone, ou encore tasses de café… Et en attirant ainsi des salariés, la « réunion-trou noir » démontre aussi sa capacité à attirer la « matière grise ».

On trouve également une similitude dans le mode d’observation des trous noirs et des réunions. En effet, on ne peut pas observer directement un trou noir, puisqu’il absorbe même les rayonnements comme la lumière. On le devine justement à l’absence de toute observation possible à un point de l’espace. De la même manière, on peut constater l’existence d’une réunion en observant l’absence de personnes qui sont injoignables pendant un certain temps, ne répondent plus au téléphone, ne font plus avancer leurs plans d’action… Et trop souvent hélas, s’il n’y a pas de compte rendu ou de relevé de décisions, aucun observateur, même hiérarchiquement supérieur, ne sera en mesure de savoir ce qui s’est passé pendant ce temps.

Résistez au trou noir et organisez des réunions vraiment efficaces.

Vous en avez marre de perdre du temps en réunion ? Vous n’êtes pas seuls. Nous avons décidé de faire la chasse au gaspillage de temps et de soigner la réunionite qui tend à devenir chronique dans certaines organisations.

Notre point de vue n’est pas du type « tous pourris » en stigmatisant toutes les réunions quelle qu’elles soient, puisque les études montrent que plus de 90% des personnes les estiment indispensables pour un bon pilotage. Chez Perfony nous pensons que les réunions sont des moments forts de management qui doit servir à stimuler le « jeu collectif » et à aligner les objectifs.

Notre proposition est donc de faire le tri pour déterminer celle qui sont des trous noirs, et celles qui au contraire sont productives, c’est à dire créatrices de valeur.

Comment organiser des réunions performantes ?

Comme dans tout projet d’amélioration, la première étape consiste à faire un relevé de la situation existante. On s’intéressera donc aux 3 étapes de la vie de la réunion : avant, pendant et après, c’est à dire :

• Préparation de la réunion
• Animation et déroulement
• Suivi des décisions prises

Dans un deuxième temps, on apportera des correctifs en fonction du constat :

• Meilleure préparation par les participants et l’organisateur,
• Prise de décisions et transformation de ces décisions en actions
• Mise en place d’outil pour tracer les décisions et les plans d’action qui en découlent.

Enfin on continuera de suivre les indicateurs pour s’assurer que les actions correctives ont porté leurs fruits.

Finalement, la chasse au trous noirs et l’amélioration des réunions est une œuvre collective qui peut être un excellent levier d’amélioration de l’engagement des salariés. Elle est une occasion de stimuler la prise de parole et l’implication de tous et permettra certainement aussi une prise de conscience des managers sur les aspirations de leurs collaborateurs à plus de responsabilisation, d’autonomie et moins de perte de temps.

Prenez 3 minutes pour découvrir comment améliorer vos réunions grace à Perfony !

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