D’une importance cruciale pour les acteurs du monde de l’entreprise ou des politiques publiques, le plan d’action se définit comme un ensemble de mesures et d’activités nécessaires à la mise en œuvre d’un projet. Il fait souvent suite à la prise de décision de son lancement et à un diagnostic de situation. Généralement, il est consigné au sein d’un document décrivant chacune des étapes, ainsi que les éléments nécessaires à l’élaboration du projet. Afin d’illustrer concrètement nos propos avec un exemple de plan d’action, attardons-nous sur la méthode QQOQCP et les perspectives de résultat qui y sont attachées.
Méthode QQOQCP : de quoi s’agit-il ?
Outil d’analyse et de planification dont les origines remonteraient à l’antiquité romaine, la méthode QQOQCP a pour pendant anglais le processus 5 W’S : who ?, what ?, when ?, why ?, where ?. Derrière l’acronyme QQOQCP se cache en réalité six questions : quoi ?, qui ?, où, quand ?, comment ?, pourquoi ?. Le principe de la technique QQOQCP consiste en la récolte et en l’analyse de l’ensemble des informations pertinentes que les acteurs en charge d’un projet ont à leur disposition.
Pour ce faire, ils doivent répondre à des questions diverses et variées à propos d’une situation donnée, d’une problématique ou de tout autre sujet ayant été défini au préalable. Le but d’une telle méthode est de travailler à l’élaboration d’un exemple de plan d’action après avoir réfléchi de façon constructive aux moyens de surmonter les difficultés, aux étapes nécessaires à sa réalisation, à sa raison d’être, etc.
Les différents éléments composant l’acronyme QQOQCP
La méthode QQOQCP est un processus d’analyse reposant sur six questions qu’il convient d’analyser dans le détail :
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Quoi : cette question a pour fonction de définir clairement la problématique en question. Les individus en charge du projet sont invités à s’interroger sur la situation actuelle, les risques et les conséquences éventuels, etc. |
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Qui : il s’agit d’identifier tous les protagonistes susceptibles d’être impliqués : responsables du projet, membres de l’organisation directement concernés, etc. C’est également à cette occasion que doivent être précisées les responsabilités de chacun des membres du groupe. |
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Où : cette question traite de l’aspect géographique du plan d’action. D’une importance vitale, elle vise à décrire les lieux et à situer avec précision le problème. |
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Quand : la temporalité est aussi un élément crucial à prendre en compte afin d’établir des priorités. Les questions à se poser peuvent concerner l’origine du problème à résoudre ainsi que sa durée. |
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Comment : chacun des acteurs du groupe est amené à étudier la manière dont surviennent les difficultés ainsi que les procédures à mettre en œuvre pour que le projet se concrétise. |
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Pourquoi : avant de prendre une décision, les protagonistes du projet ont tout intérêt à analyser les raisons d’être du plan d’action projet, son utilité, les buts poursuivis, etc. |
Parfois, la question « Combien ? » peut s’ajouter aux six précédentes. Il s’agit alors de quantifier les ressources (humaines, financières, techniques, etc.) nécessaires pour faire face à une situation.
Quels sont les atouts de la méthode QQOQCP ?
Le procédé QQOQCP constitue l’exemple de plan d’action par excellence. Cet outil d’analyse a pour principal avantage sa grande simplicité. Qu’il s’agisse de sa mise en œuvre sous forme de tableau ou de son application concrète, la technique QQOQCP ne présente aucune difficulté particulière. Polyvalente et souple, elle peut être employée aussi bien dans la sphère professionnelle que dans la sphère privée. Il s’agit également d’une méthode permettant :
- Une analyse rapide d’une situation donnée : en fonction des questions posées, elle permet de définir les bases sur lesquelles sera fondé le plan d’action. Pour plus de clarté, il est possible de regrouper les réponses apportées sous forme de tableau.
- Un questionnement constructif et complet : les questions ouvertes caractéristiques de la technique QQOQCP incitent à la réflexion et mobilisent les ressources intellectuelles de chacun.
- De lancer les bases d’un management collaboratif ainsi que d’une co-construction : en réfléchissant ensemble, les membres d’un groupe développent une vision commune indispensable pour définir des priorités et obtenir les résultats escomptés.
Pour être productive, la technique QQOQCP doit cependant être utilisée à bon escient et dans le respect des règles. Mal formulées, certaines questions peuvent s’avérer perturbantes et contre-productives.
Un outil pour gérer vos plans d'action ?
Quels sont les domaines d’application du procédé QQOQCP ?
La technique QQOQCP constitue une étape majeure dans le cadre d’un processus de planification mené par une organisation. Il s’agit d’un outil précieux pour effectuer des analyses, définir des processus cibles, mettre en place les éléments pour favoriser la prise de décisions, etc. Combinée avec la méthode Ishikawa, elle s’avère très utile pour pallier des difficultés organisationnelles. Parmi les principaux champs d’application de la technique QQOQCP, citons :
- la définition et la réalisation d’un plan d’action projet ;
- l’élaboration de divers projets ;
- la rédaction des comptes rendus de réunions professionnelles ;
- le management du personnel (la technique QQOQCP permet notamment de gérer pour mieux les conflits et d’établir les responsabilités de chacun des membres du groupe) ;
- la relation client et la prospection.
Idéal pour définir un plan d’action de projet, le procédé QQOQCP est employé dans des secteurs professionnels d’une grande diversité parmi lesquelles le journalisme, le marketing, la communication, ou encore les ressources humaines.
