Levier puissant de compétitivité, l’excellence opérationnelle a pour but de tirer profit des activités de l’entreprise pour assurer sa croissance. En se focalisant sur les besoins des clients, l’optimisation des processus, la gestion des coûts et la capacité des équipes à générer des solutions, l’excellence opérationnelle tend à trouver le juste équilibre entre les différentes parties prenantes. Elle exige pour cela un suivi continu et une réévaluation régulière des activités de l’entreprise. Les sept étapes incontournables pour atteindre l’excellence opérationnelle se fondent sur des techniques connues sous le nom de « six sigma » ou « lean ».
1. Écouter et proposer des idées
L’objectif de cette première étape est d’analyser et de comprendre les causes des dysfonctionnements dans l’organisation actuelle. Les différentes parties prenantes partagent leurs expériences sur les processus actuels. Elles apportent des suggestions d’amélioration. Afin que cette étape soit un succès, il convient d’écouter chaque collaborateur. Cette écoute, signe de respect, incite les employés à participer à la résolution des problèmes au sein de leur service. En effet, vos collaborateurs sont les plus à même de proposer des solutions adaptées à leur terrain, leurs problématiques et leurs besoins. Faites leur sentir qu’ils participent pleinement à l’amélioration des performances de l’entreprise.
2. Effectuer une analyse comparative
L’analyse comparative est un des leviers de l’excellence opérationnelle. Elle permet de déterminer et valider les risques, les enjeux, ainsi que les possibilités d’amélioration. Les résultats de l’analyse entraînent l’exécution des solutions les plus adaptées à l’organisation. Afin d’améliorer la productivité de l’entreprise, il est possible de comparer différents indicateurs avec des acteurs du même secteur. Vous déterminez ainsi les bonnes pratiques à instaurer. Une comparaison avec des acteurs d’un autre secteur permet d’établir une liste de risques, d’enjeux et de possibilités applicables à votre organisation. Suite à cette étude comparative, il convient de faire valider vos observations et recommandations auprès des équipes concernées. Obtenir leur adhésion vous permettra de mettre en œuvre des changements adéquats en toute sérénité.
3. Évaluer et quantifier
L’une des étapes de la méthodologie dite « lean » est l’évaluation et la quantification des avantages et des risques de tout changement. Avant toute modification d’organisation ou de processus, il est important de quantifier le coût, les efforts et le temps qu’elle implique. Cette évaluation quantitative vous permettra de prioriser chaque transformation. Pour de meilleurs résultats, l’une des méthodes d’évaluation consiste à quantifier également le coût et les risques que représenterait un statu quo dans votre organisation.
Un outil pour atteindre
l’excellence opérationnelle au travail ?
4. Standardiser et simplifier
La simplification et la standardisation des processus font partie des leviers fondamentaux de l’amélioration des performances d’une entreprise. Pour réussir cette étape, il est nécessaire de connaître les différences géographiques et culturelles de vos équipes. Après avoir recueilli leurs différents commentaires et propositions, vous éliminerez toutes les opérations inutiles. Ce travail ne sera possible qu’après l’évaluation et la quantification des coûts et des risques mentionnés dans l’étape précédente. Salariés et clients tireront de cette simplification un bénéfice de temps, d’argent ou de confort. L’entreprise, quant à elle, évitera le gaspillage et améliorera sa productivité.
5. Automatiser et faciliter
L’automatisation des systèmes de production et des processus est l’une des clés de la réussite de l’excellence opérationnelle. Parce que dans une entreprise les différents services sont interconnectés et travaillent ensemble, il est important de comprendre leurs relations. Simplifier la circulation de l’information améliore le travail de vos équipes. Les problèmes sont ainsi plus facilement détectés et leur résolution plus rapide et efficace. Cette simplification est également utile dans l’automatisation de l’organisation. Réduire les tâches permet notamment d’augmenter la productivité de l’entreprise. L’automatisation est une méthode qui contribue également à limiter les gaspillages. Les coûts sont ainsi réduits.
6. Partager et informer
La méthodologie dite « six sigma » se fonde, entre autres, sur l’action humaine. Cela signifie que chaque collaborateur fait partie intégrante de l’entreprise. Il doit donc se sentir impliqué dans les différents changements d’organisation. Pour cela, il est nécessaire de partager avec lui les dernières informations relatives aux processus, l’informer de manière claire et précise des changements à venir et enfin vérifier que les messages sont bien compris. En effet, les employés doivent savoir pourquoi ils sont amenés à modifier leurs méthodes ou s’adapter à de nouveaux terrains de travail. Faire participer activement vos collaborateurs aux transformations de l’entreprise vous fera gagner du temps et limitera les risques. Les changements n’en seront que plus efficaces.
7. Évaluer et adapter
L’amélioration des performances d’une entreprise est un processus continu. Pour atteindre l’excellence opérationnelle, il est indispensable d’effectuer un suivi régulier des indicateurs et d’adapter les leviers de performance nécessaires. Selon l’entreprise, les besoins de ses clients et ses systèmes d’exploitation, il convient non pas de calculer la réduction des coûts, mais l’augmentation des profits ou des revenus. Les résultats obtenus permettront d’ajuster les différentes opérations nécessaires à un meilleur rendement.
Les bonnes pratiques de l’excellence opérationnelle consistent à répondre aux besoins des clients quand ils le désirent et au prix qu’ils sont prêts à payer, tout en veillant à l’amélioration des performances de l’entreprise. Diminuer les coûts, systématiser les processus ou encore encourager les équipes à trouver de nouvelles solutions font partie des techniques « lean » les plus efficaces.
