Avez-vous entendu parler des bénéfices apportés aux entreprises lorsqu’elles mettent en place une démarche d’amélioration continue ? Cette pratique repose sur des idées développées au Japon il y a plusieurs décennies, notamment le Lean Management, dont l’objectif est d’augmenter la productivité et d’apporter des solutions concrètes aux problèmes rencontrés en production. Afin de mener à bien ce projet et d’obtenir les améliorations escomptées, plusieurs étapes sont nécessaires. Toutes demandent une implication de l’ensemble des équipes.
Comment définir l’amélioration continue ?
Les origines de l’amélioration continue remontent aux années 1970, au Japon, chez Toyota. Ce célèbre groupe automobile a alors mis en œuvre le Lean Management, une pratique qui consiste à gérer l’entreprise sans gaspillage. L’objectif est d’améliorer les coûts, les délais, la qualité et la productivité afin d’accroître la satisfaction des clients.
Cette approche novatrice se basait sur le principe de Kaizen, signifiant « changement pour le meilleur », largement répandu dans l’industrie japonaise. Il s’agit d’une véritable philosophie du changement en continu. C’est une approche qui combine coopération et sens commun. Au vu de l’efficacité des actions réalisées par Toyota, l’amélioration continue s’est petit à petit développée dans d’autres secteurs et d’autres pays.
Trouvez la meilleure méthode pour votre organisation
Plusieurs outils sont disponibles pour instaurer concrètement une démarche d’amélioration continue :
- La roue de Deming ou le cycle de PDCA (Plan, Do, Check, Act) : elle est constituée de 4 étapes (planifier, réaliser, vérifier et réagir/améliorer) se déroulant de manière récursive, ce qui explique sa représentation sous la forme d’une roue.
- La méthode « Juste à temps », « 5 zéros » ou « Flux tendu » : plutôt adaptée au secteur industriel, son but est d’accroître l’efficacité logistique, notamment en visant à réduire toutes les sources de gaspillage et le stock inutile.
- Les « 6 Sigmas », utilisables dans tous les contextes : se servant de l’outil DMIAC (Définir, Mesurer, Analyser, Innover, Contrôler), cette technique repose sur les avis et les indicateurs clients.
- Les « 5 S », destinés aux entreprises de production et de logistique : leur but est d’améliorer les conditions de travail en se basant sur 5 types d’actions telles que le tri, le rangement, le nettoyage, l’organisation et le maintien des autres actions dans la durée.
- Le diagramme d’Ishikawa ou les « 5 M », applicable dans toutes les structures : il permet d’identifier les sources des problèmes et de leur apporter des solutions.
- Le principe de Kaizen, adaptable à tous les secteurs d’activité : ce procédé se base sur l’intelligence collective et la collaboration entre les équipes afin de permettre une remise en questions des workflows actuels pour en définir de meilleurs.
Un outil pour mettre en œuvre
un processus d’amélioration continue ?
Améliorez vos processus grâce à l’utilisation des bons outils
Quand vous avez choisi quel outil est adapté à votre entreprise, vient le moment d’instaurer la démarche d’amélioration continue.
La première étape consiste à faire le point sur l’existant. Vous devez avoir une vue d’ensemble de tous les processus en cours et de leurs caractéristiques. Il est important de les lister, de s’interroger sur leur utilité réelle et sur la façon dont ils sont formalisés ou pas.
Lorsque cet état des lieux est achevé, il est important d’informer tous les collaborateurs de l’existence de ces procédés. Ainsi, tous les acteurs concernés par un même flux métier vont avoir accès à des informations identiques, depuis les techniciens jusqu’aux dirigeants.
Enfin, pour que les workflows identifiés soient régulièrement mis à jour au fur et à mesure de leurs évolutions, n’hésitez pas à utiliser des outils spécifiques. Avec un logiciel de gestion de projet, vous pourrez facilement planifier des tâches et suivre leur évolution. Grâce à un outil de BPM (Business Process Management), vous allez modéliser, rationaliser et gérer vos workflows.
Pensez à impliquer toutes les parties prenantes
Le succès de l’amélioration continue dépend tout d’abord d’une volonté forte exprimée par la direction générale de l’entreprise. En effet, il serait illusoire de penser que la bonne volonté des opérationnels est suffisante pour mettre en œuvre toutes les actions requises. Il est absolument indispensable que la gouvernance montre sa volonté de progresser, notamment en dégageant le temps nécessaire aux collaborateurs pour qu’ils puissent s’investir de manière pérenne et efficace.
Une fois la direction de l’entreprise certaine de l’utilité de l’amélioration continue, il est important de convaincre l’ensemble des collaborateurs de l’importance de cette démarche en les rendant acteurs de cette évolution. Pour cela, une communication en bonne et due forme est cruciale.
Le succès de l’amélioration continue repose sur l’anticipation et la gestion de la résistance au changement. Si les collaborateurs ont trop de craintes, ils ne verront pas les bénéfices apportés par cette démarche.
En identifiant la source des plus importantes résistances, la direction pourra communiquer plus efficacement pour lever ces blocages et partager sa vision du futur ainsi que son enthousiasme avec les équipes. Tous les collaborateurs verront alors l’importance du changement et sa capacité à augmenter la satisfaction des clients… ainsi que la leur.
Une fois l’implication de tous obtenue, vous devez penser à instaurer des indicateurs concrets afin de mesurer l’efficacité du processus d’amélioration continue. Grâce à ces données quantifiables et à leur évolution, vos équipes vont véritablement voir les améliorations apportées par la démarche dans laquelle s’est engagée toute l’entreprise. C’est d’ailleurs le seul moyen d’adopter de bonnes pratiques sur le long terme.
