L’amélioration continue, appelée aussi Lean Management est un état d’esprit qui a pour but de toujours faire mieux. Un des principes fondamentaux est de ne pas se contenter des acquis. Cette méthode est aussi appelée Kaizen, car elle vient d’un système appliqué dans les usines de Toyota. Kai signifie « changement » et zen renvoie à « meilleur ». Pour pouvoir évoluer en permanence, les équipes d’une entreprise doivent donc adopter cet état d’esprit pour atteindre le concept du « mieux travailler ensemble ». C’est une procédure graduelle avec plusieurs étapes qui nécessite des actions pragmatiques, simples et peu coûteuses. L’amélioration continue doit élever la performance des équipes et de l’entreprise, pour ainsi permettre d’atteindre le niveau de qualité recherché. Pour cela, elle consiste à mettre en œuvre des conditions parfaites pour que tous les acteurs concernés puissent évoluer ensemble.
Pourquoi adopter une démarche d’amélioration continue ?
Pour qu’une entreprise reste compétitive et performante, elle doit supprimer les gaspillages (temps d’attente, surproduction, défauts, irrégularité ou le manque d’uniformité dans les procédures, stress, surcharge de travail, etc.).
L’entreprise doit aussi initier de nouvelles transformations. Ce qui signifie que dans ses réflexions et décisions, elle doit se remettre en question et accepter des compromis nécessaires. Pour que le lean management puisse opérer, elle doit donc réaliser des rapports d’audit, prendre en compte les idées émises par les salariés, alléger les coûts de production, etc. Ce processus concerne éventuellement tous les services de l’entreprise, de la production à l’administration.
En d’autres termes, il s’agit d’améliorer le fonctionnement général de toute l’entreprise. L’amélioration continue permet de réduire les activités de non-productivité et de limiter les gaspillages.
Enfin, pour mettre en place l’amélioration continue, il faut que la direction générale s’implique fortement. De même, tous les collaborateurs devront également s’investir. Car la moindre résistance au changement peut fragiliser la procédure de l’amélioration continue.
Finalement, une démarche de l’amélioration continue, gérée sans aucune faille, offre :
- des conditions de travail plus adaptées aux collaborateurs ;
- une fidélisation plus pérenne des clients ;
- une collaboration plus optimale avec les partenaires.
Les différentes méthodes d’application de l’amélioration continue
Dans l’application de l’amélioration continue, les entreprises doivent se focaliser sur les activités générant de la valeur et privilégier les actions qui leur permettent de gagner en efficacité. Bien qu’il existe différentes démarches pour appliquer l’amélioration continue, six Sigma ou 5S, l’essentiel réside dans le choix de la solution. Il s’agit d’appliquer le bon outil pour résoudre les problèmes.
- Balanced Scorecard est un tableau de bord prospectif qui permet d’analyser la performance. Pour de l’analyse pure, il faudra utiliser le Mind-mapping (ou carte heuristique) et le PERT (« Programme, technique d’évaluation et d’examen » en français).
- En matière d’outils de pilotage, la Roue de Deming (Plan Do Check Act ou PDCA) et Six Sigma consistent à réduire les variations notées sur le produit et à accroître la performance.
- Il existe des outils de recherche des défaillances, comme la méthode des 5P ou celle de QQOQCCP (Quoi ? Qui ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?), ainsi que le diagramme d’Ishikawa qui consiste à trouver les causes et effets ou encore le diagramme de Pareto.
- Pour aider à choisir la bonne solution, les outils comme la Matrice de Compatibilité, la conduite des 8D ou 8 Do et l’Arbre de décisions accompagnent les dirigeants.
- Enfin pour optimiser et sécuriser les procédures, les outils comme l’auto-diagnostic, la démarche Lean, la méthode Kaizen, des 5S et celle de Kanban permettent d’améliorer l’environnement de travail.
Tous ces outils existent pour que les résultats de l’amélioration continue soient atteints. Il n’est pas question de tous les utiliser et de se disperser dans des choix non appropriés. L’objectif est de trouver le bon outil pour répondre aux besoins et problèmes en vue d’exécuter le plan d’actions avec efficacité.
Pérenniser le process d’amélioration continue
Une fois qu’un changement fort s’est produit au sein de l’entreprise par le biais de l’amélioration continue, il faut pérenniser cette méthode. Il faut donc mettre en œuvre le principe du cycle PDCA roue de deming (Planifier – Faire -Vérifier – Agir). Cette roue permet à l’entreprise de ne pas rester sur ses acquis. L’objectif est d’amener les équipes ou les opérateurs à s’améliorer avec des process appropriés et évolutifs.
Cette roue est représentée par un cycle de 4 étapes qui doit se répéter continuellement.
- Planifier : se fixer des objectifs clairs et atteignables permet d’élaborer des plans d’actions compréhensibles et faisables.
- Réaliser : les collaborateurs doivent travailler ensemble dans un esprit de partage des responsabilités et être impliqués au même niveau pour atteindre la productivité recherchée.
- Vérifier : évaluer continuellement les résultats obtenus donne l’opportunité de savoir quel est l’impact des actions appliquées.
- Améliorer : il est nécessaire de remettre en question le système en place ou d’actualiser les procédures pour que les opérateurs restent performants. La communication et le challenge restent deux points fondamentaux dans cette démarche d’amélioration continue.
