La méthode Kaizen rassemble plusieurs principes simples visant à l’amélioration continue. Mais il s’agit aussi d’une philosophie de gestion qui a révolutionné la façon de penser et d’agir dans de nombreuses entreprises. Selon la méthode, chaque collaborateur devrait en permanence remettre en question ses activités et sa manière de travailler, en visant à les optimiser par étapes. L’originalité de cette démarche repose sur le fait qu’il ne s’agit pas d’améliorations ponctuelles, mais plutôt d’un processus fluide, d’une optimisation en mouvement ou en devenir. On dit parfois que cette recette du succès à la japonaise constitue l’équivalent de l’approche « lean » au Japon.
Kaizen et la démarche d’amélioration
Le Kaizen désigne au Japon l’attitude que se doit d’adopter un salarié face à ses performances et ses productions. La méthode invite aussi à s’interroger sur l’organisation du bureau ou du lieu de travail, ainsi que sur la qualité des processus.
Les adeptes de la méthode Kaizen sont ainsi convaincus qu’on peut toujours s’améliorer et améliorer le contexte dans lequel on évolue. Cette amélioration peut prendre par exemple la forme d’une optimisation, voire d’une simplification.
Certains considèrent d’ailleurs que le Kaizen est plus une façon de penser le monde du travail qu’une méthode ou un outil, raison pour laquelle ses principes devraient être intériorisés par les différents collaborateurs de l’entreprise. Pour Masaaki Imai, inventeur et fondateur du Kaizen, il ne devrait pas se passer une seule journée sans que les équipes soient impliquées dans des améliorations.
Aux origines du nom : d’où vient le terme « Kaizen » ?
Comme nous l’avons dit, la méthode nous vient du Japon, tout comme le terme lui-même. Il se compose de « Kai », le changement ou la transformation et de « Zen », qui évoque le principe d’amélioration. L’idée est d’impliquer tous les collaborateurs d’une entreprise dans une philosophie d’amélioration permanente, portant sur les activités, les processus, les procédures et la production.
La philosophie du Kaizen n’impose pas forcément de grandes innovations, mais plutôt l’application de petites solutions aux problèmes rencontrés. Ces solutions s’appuient de manière privilégiée sur les suggestions des employés, pour une mise en œuvre rapide et un développement efficace. Il peut s’agir tout simplement d’éviter des gaspillages.
Dans les entreprises occidentales, le terme Kaizen a été assimilé au processus d’amélioration continue. Il faut savoir que le Kaizen se rapproche d’un autre système qui nous vient de l’Empire du Soleil Levant, c’est-à-dire la technique des 5S, pour Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shitsuke, le Seiton étant l’art de s’organiser de manière efficace.
Un outil pour mettre en œuvre
un processus d’amélioration continue ?
Les principes du Kaizen
Le Kaizen, nous l’avons dit, est à l’origine une philosophie ou un état d’esprit. Il convient cependant de le traduire dans la pratique, pour le rendre compréhensible et applicable par les membres des équipes et les opérateurs. Voici comment le Kaizen se propose d’améliorer la productivité.
L’idée est d’introduire des améliorations quotidiennes dans tous les domaines de l’entreprise, en évitant tout gaspillage de matériel, de temps et de ressources. Le système suppose que l’on prenne en compte les différentes étapes d’un processus, de manière à améliorer la productivité. Le développement des solutions aux problèmes doit rester dynamique, en flux constant et progressif.
Le Kaizen s’applique aussi bien aux produits qu’aux systèmes de production, aux services, aux processus, au lieu de travail ou à la répartition des activités. Différentes techniques ou méthodes peuvent être mises en œuvre, ce n’est pas là ce qui importe, le facteur décisif étant l’effet obtenu et non la procédure elle-même.
Le Kaizen vise une approche pratique et pragmatique, en situation. Ce n’est que dans un second temps que les améliorations constantes donneront lieu à la création de normes de plus en plus élevées.
Le fonctionnement du Kaizen en pratique
Tous les membres d’une entreprise, au sein des équipes, ont pour vocation de s’impliquer directement dans le Kaizen, en investissant une partie du temps de travail dans l’amélioration. Les différentes équipes ont un rôle spécifique. La direction peut ainsi introduire le principe fondamental et contrôler sa bonne mise en œuvre. En d’autres termes, son rôle est de créer les conditions et le cadre propices. Les managers veillent quant à eux à ce que les principes soient respectés et veillent au développement de l’état d’esprit favorable. Ils aident les membres de leurs équipes à formuler des suggestions. Ils vérifient la mise en application.
Les entreprises japonaises ont développé différents outils liés au Kaizen, souvent connus sous le nom de principe des 5S. Il s’agit d’un ensemble de règles de conduite. Les 5S renvoient, comme nous l’avons dit, à Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu et Shisuke. Il s’agit respectivement de supprimer le superflu de l’espace de travail (un peu comme dans la tradition plus connue du Feng Shu), de mettre de l’ordre dans les objets, de garder son lieu de travail propre, de faire de l’ordre sa préoccupation essentielle et de codifier les règles en transformant les habitudes en normes.
Même si la méthode Kaizen a été développée et utilisée à l’origine dans l’industrie automobile (Toyota Production System) avec ses processus typiques de fabrication et ses opérateurs d’assemblage, elle peut parfaitement s’appliquer à d’autres secteurs, en proposant une amélioration par étapes et la chasse aux gaspillages. Elle rejoint aussi le lean. La méthode Kaizen est devenue aujourd’hui un mode de pensée universel, présent dans de nombreuses entreprises et secteurs. Elle peut prendre une forme légèrement différente de celle du Kaizen dans la tradition japonaise, en tant que lean management amélioration continue.
