Le compte rendu de réunion étant un document de référence dans l’entreprise, il convient de le soigner aussi bien sur le fond que sur la forme. Comment se présente un compte rendu de réunion concrètement ? Quels sont les éléments à intégrer de l’en-tête jusqu’à la conclusion ? Comment structurer son document de travail ? Retrouvez des conseils pour garder en mémoire l’ensemble des discussions des membres de votre équipe et rendre vos décisions opérationnelles.
Que contient un compte rendu de réunion ?
Un compte rendu est un document dont la fonction est d’informer sur la stratégie décidée lors d’une réunion. Pour que le document remplisse bien sa fonction, le secrétaire de rédaction met par écrit les éléments essentiels abordés pendant la séance. Pour savoir comment faire un compte rendu de réunion, il s’appuie sur ses notes prises au cours de la rencontre et peut solliciter l’aide des collaborateurs présents, avant validation.
Le rédacteur commence par une mise en contexte où il expose la problématique qui justifie la tenue des réunions. Il précise qui sont les personnes concernées par cette problématique et ajoute éventuellement l’historique de débats. Il développe ensuite les thématiques abordées, qu’il présente par ordre d’importance. Tout au long du document, il retranscrit les idées et échanges émis par les participants ainsi que les décisions actées en fin de séance. Il rend compte de l’approbation et termine par les remarques des membres de l’assemblée.
Un outil pour faire de bon
compte rendu de réunion ?
Quelle structure donner au compte rendu ?
Un compte rendu de réunion est un document qu’il faut soigner au niveau de la mise en forme. Utiliser une structure standard permet d’obtenir un compte rendu reconnaissable par les membres. Il comprend 4 parties distinctes :
- l’en-tête avec le logo de l’entreprise, le titre et la date, l’ordre du jour, les présents, les absents et les excusés ;
- l’introduction avec la problématique et le contexte ;
- le corps du texte avec les interventions des personnes présentes ; le résumé des échanges et des décisions prises ; les actions à mener et le rôle confié à chacun des participants ;
- la conclusion avec la date de la prochaine réunion, les remarques éventuelles.
La personne en charge de rédiger la synthèse veille à bien structurer celle-ci en s’aidant de titres. Pour gagner du temps, elle peut utiliser un outil incluant un modèle préétabli.
Les étapes de rédaction pour un document de travail opérationnel
Maintenant que vous avez une idée de la mise en page compte rendu de réunion, place aux conseils et aux étapes de la rédaction. Le secrétaire chargé du compte rendu devra mettre son document au propre rapidement après la réunion. Sa démarche sera facilitée grâce à de bonnes prises de notes.
Pour produire une rédaction pertinente et bien garder en mémoire les échanges, il sera bon de se rappeler la fonction du document en s’appuyant sur la définition du compte rendu de réunion. Ayez en tête le lecteur et cherchez à lui faciliter la lecture en mettant de l’ordre à votre compte rendu et en privilégiant une forme agréable. Une fois le document attendu terminé, vous pourrez utiliser un outil collaboratif pour le partager.
