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Pourquoi ?
L’outil de sauvegarde de modèle de plans d’action vous permet d’enregistrer toutes les actions d’un dossier afin de pouvoir les réutiliser ultérieurement, dans un autre dossier.
C’est une fonctionnalité qui est particulièrement utile, par exemple si vous avez les mêmes actions à attribuer dans plusieurs entités différentes, comme des concessions automobiles par exemple.
C’est également très pratique pour des dossiers qui reviennent tous les ans et dont les plans d’action sont très proches, comme la participation à un salon annuel par exemple, ou l’organisation d’une Assemblée Générale etc… On sauvegarde le plan d’action de l’année passée, on créer le dossier pour cette année, et on y importe les actions avant de les personnaliser. Au moins on est certain de ne rien oublier.
Comment l’utiliser dans Perfony ?
Commencer la sauvegarde d’un modèle
Dans l’exemple ci-dessous, nous allons récupérer le plan d’action du dossier « Comité de Direction » afin de l’importer dans le dossier « Comité opérationnel ».
Tout d’abord, assurez vous d’avoir cliqué sur « mes dossiers » symbolisé ici avec un ( 1 ). Vous voyez désormais tous les dossiers dont vous êtes membre. Cliquez sur le dossier à partir duquel vous souhaitez faire votre sauvegarde. Cliquez ensuite sur les 3 points verticaux ( 2 ).
Une fenêtre s’ouvre et vous pouvez voir deux options. La première qui est l’importation d’un modèle, et la seconde qui est la sauvegarde d’un modèle. Cliquez sur « Sauvegarder comme modèle » puis choisissez un nom pour lancer l’enregistrement du plan d’action du dossier choisi. Cf les deux captures d’écran ci-après.
Lancer l’importation d’un modèle
Maintenant que vous avez sauvegardé votre modèle, cliquez sur le dossier dans lequel vous souhaitez importer les différentes actions. Dans notre cas c’est le dossier « Comité opérationnel » qui est sélectionné. Une fenêtre va s’ouvrir, sélectionnez la sauvegarde avec le nom que vous lui avez attribué ( 4 ) puis cliquez sur « Importer ».
Vous pouvez désormais constater que toutes les actions du dossier « Comité de Direction » ont bien été importées ( 5 ).
Attention, les actions que vous importez ne possèdent pas de date d’échéance ni de responsables ou de participants. C’est à vous de les définir en fonction des personnes ayant accès au dossier où vous avez importé votre modèle et de vos propres échéances.
