Amélioration continue : principes, méthodes et processus à mettre en œuvre

Une entreprise est sans cesse contrainte d’avancer, de progresser. Stagner, c’est régresser. Dans l’optique d’innover perpétuellement, la mise en place de l’amélioration continue est devenue vitale. De nombreux outils permettent d’atteindre ces nouveaux objectifs, sans opérer de grands bouleversements en une seule fois. Il s’agit d’instaurer de petits changements en appliquant des méthodes déjà éprouvées dans des industries pérennes, car l’amélioration doit être synonyme de progrès.

Démarche d’amélioration continue : de quoi parle-t-on ?

Le processus d’amélioration continue consiste en un effort continu pour améliorer l’entreprise. Ces efforts peuvent viser à apporter des petites améliorations à intervalles réguliers ou, au contraire, à regrouper toutes les améliorations dans une implémentation globale.

Lorsqu’une entreprise s’engage dans une démarche d’amélioration continue, elle vise à augmenter graduellement la qualité, la satisfaction client, et donc, ses profits. Les améliorations portent sur les services, les produits et les processus, l’objectif étant de réduire les coûts, les délais, les stocks et le gaspillage.

Les remontées d’informations proviennent des employés et clients eux-mêmes. Les équipes s’impliquent dans les étapes du changement. En ce sens, un système rémunéré d’idées de progrès peut être judicieux.

Quels sont les outils de l’amélioration continue ?

Il existe de nombreux outils et méthodes pour mettre en place l’amélioration continue. On peut citer notamment le Kaizen, le Lean Management, le Six Sigma ou encore le Kanban. Tous sont des principes d’augmentation de la productivité. Les outils de l’amélioration continue permettent de résoudre des problèmes dans la production, le gaspillage ou l’efficacité des processus.

Beaucoup de ces outils sont nés dans les usines automobiles et d’autres industries, où les cadences et les flux tendus régissent le quotidien de l’entreprise. Afin d’accroître la productivité et la qualité du travail, les méthodes s’appliquent à tous les processus de l’entreprise, de la direction aux ouvriers, des services administratifs aux chaînes de production.

Le Lean management

Appliquer le Lean management à l’amélioration continue consiste à considérer chaque problème comme une opportunité d’amélioration, en gardant les salariés au cœur de l’action puisque chacun voit son poste de travail comme un axe à améliorer. L’idée ici est que tout problème à résoudre soit synonyme d’apprentissage s’intégrant pleinement à la culture de l’entreprise.

La mise en œuvre du Lean repose sur ces méthodes :

remettre en question ce qui se fait actuellement ;
expliquer comment faire et non pourquoi on ne peut pas faire ;
considérer les collaborateurs et observer leurs postes de travail ;
accepter d’avancer lentement et par petits changements ;
minimiser les coûts des solutions ;
demander sans cesse « pourquoi ? » et trouver la cause première ;
organiser régulièrement des réunions pour mettre à jour de nouvelles idées.

La méthode Kaizen

Dans le cadre de la mise en œuvre de changements pas à pas, on trouve la méthode Kaizen appliquée à l’amélioration continue. Il s’agit d’ailleurs de sa traduction littérale, du japonais Kai (« changement ») et Zen (« bon, meilleur »). Cette méthode est née dans les usines Toyota dans les années 50. Elle consiste à instaurer de petits changements qui finiront par engendrer de grandes avancées.

C’est une méthode douce qui suit les principes du Lean. Ici, on ne blâme pas, on cherche à comprendre et à mieux faire.

La méthode Kaizen peut se résumer ainsi :

se remettre en question ;
prioriser les changements ;
corriger immédiatement les erreurs ;
être proactif ;
rechercher la stabilité ;
éliminer le gaspillage ;
tenir compte de l’avis des équipes.

Un outil pour mettre en œuvre

un processus d’amélioration continue ?

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PDCA (Plan Do Check Act) et la roue de Deming

PDCA sont les initiales de mots anglais signifiant « Planifier, Faire, Vérifier, Réagir ». Employée dans la démarche qualité des process en entreprise, cette méthode est également connue sous le nom de PDCA Roue de Deming, issu de son créateur W. Edwards Deming. Elle établit un cycle de problèmes, puis de processus d’amélioration.

Planifier (Plan)

identifier les problèmes ;
définir les objectifs à atteindre ;
définir les ressources disponibles ou à acquérir ;
intéresser les équipes au projet ;
établir un planning, les processus, estimer les coûts ;
mettre en place des indicateurs de performance.

Faire (Do)

Il faut mettre en action par le biais des équipes et de la direction. Cette phase est dédiée au déploiement des solutions, selon les modalités décidées durant l’étape de planification.

Cette mise en œuvre peut aussi bien être réalisée par les personnes concernées ou confiée à une personne tierce, à condition de bien cadrer la tâche à réaliser.

Vérifier (Check)

Il s’agit de mesurer les résultats obtenus suite au déploiement des actions. Ces derniers sont comparés aux objectifs et mis en corrélation avec une éventuelle action corrective.

Passé un certain délai défini en amont, la mesure des KPIs permet de juger de l’efficacité de la démarche, de manière totalement objective. Si les résultats escomptés d’une action ne sont pas au rendez-vous, vous pourrez alors procéder à des réajustements.

Améliorer ou Réagir (Act)

On s’assure de l’efficacité des actions mises en œuvre. Si les résultats ne correspondent pas aux objectifs, la direction peut décider de recommencer un cycle en conservant les mêmes objectifs, ou les revoir à la hausse ou à la baisse, après avoir défini de nouveaux leviers d’action.

Lean office : l’amélioration continue appliquée aux processus administratifs

Le Lean office entre dans la démarche d’amélioration continue. Elle concerne particulièrement les collaborateurs, car il s’agit ici du traitement des informations plutôt que des flux physiques de production.

Emprunté aux techniques d’optimisation industrielles, l’objectif du Lean office est de maximiser la performance des processus administratifs et des activités de service.

On va chasser le gaspillage, le manque d’interaction entre les services, les carences de communication, l’absence d’objectifs et de ligne de conduite de l’entreprise. Mettre en place des outils comme le PDCA ou le Kaizen permet d’obtenir des indicateurs de performance. Lorsqu’elles sont appliquées aux activités tertiaires, ces méthodes donnent de très bons résultats.

Les bonnes pratiques pour déployer un processus d’amélioration continue dans votre organisation

Engager l’entreprise dans un processus d’amélioration continue, c’est lui faire gagner en qualité et en profit, directement induits par la satisfaction client qui découle des méthodes développées.

Vous aurez également compris que les équipes restent au centre des améliorations pour mener à bien les différentes étapes. Appliquer des méthodes douces d’organisation permet d’impliquer les salariés afin d’en obtenir le meilleur.

Voici quelques exemples de bonnes pratiques pour une amélioration continue efficiente :

mettre les équipes au cœur des processus de changement ;
identifier les problèmes ;
mettre en place des actions correctives ;
déployer les méthodes décrites plus haut dans cet article ;
garder la satisfaction client en ligne de mire.

Conclusion

Pour qu’une entreprise continue sans cesse d’avancer et de progresser, la mise en place d’une réelle démarche d’amélioration continue est nécessaire et stratégique. Différentes méthodes et outils peuvent être utilisée pour optimiser les processus et gagner en efficacité.